PEPPOL, een stavaza en de eerste ervaringen (public)
Het aantal wijzigingen dat op het landschap van ondernemers wordt afgevuurd vanuit de wetgeving, is immens. De aanpassingen dienen zich parallel en over verscheidene bedrijfsdomeinen aan. Tot op heden mochten we al wijzigingen inzake BTW, zowel op het niveau van de tarieven als de procedure; de meerwaardebelasting; de centenindex en de introductie van PEPPOL verwelkomen. Quasi elke onderneming en/of ondernemer moest één of meer van deze aanpassingen doorvoeren. Aangezien PEPPOL de grootste draagwijdte heeft, gaat de aandacht in deze post hier naar uit. We kijken kort even hoever we staan (een stavaza – een stand van zaken) en wat de eerste ervaringen uit het terrein zijn.
Een korte recapitulatie
PEPPOL staat voor Pan-European Procurement Platform OnLine. Het is een platform om facturen elektronisch te versturen. Vanaf 1 januari 2026 moesten alle BTW-belastingplichtigen zowel uitgaande aan als inkomende facturen van andere BTW-belastingplichtigen via het PEPPOL-netwerk respectievelijk kunnen versturen en ontvangen. Dit is de zogenaamde B2B-facturatie. Tot 31 maart 2026 gold een tolerantie periode waarbij de administratie nog geen boetes gaf. De boetes zijn niet mals. Ze starten vanaf 1.500,00 Euro bij een eerste overtreding en lopen verder op tot 5.000,00 Euro per overtreding bij recidive.
Hoe ver staan we ? De cijfers
Op het moment van schrijven (24 juni 2026) zijn er, volgens de site www.peppolcheck.be, 85,90% van de verplicht te registreren ondernemingen geregistreerd. In absolute cijfers zijn dit 1.037.644 van de 1.208.129 ondernemingen. De gegevens op de voormelde site dateert van 14 mei 2026.
Een grote groep ondernemingen heeft tot begin 2026 gewacht om de overstap te maken. Daarbij werden ze geconfronteerd met twee elementen. Eerste punt is dat het op dat moment van moetens is wat intern druk zet. Daarnaast was de “late groep” vrij groot. Dit brengt met zich dat service providers minder tijd hebben om de betrokken onderneming bij te staan in hun transitieproces.
Beloftes ingelost ? De ervaringen
De argumenten om de overstap naar PEPPOL te maken, waren:
· goedkopere, foutloze en uniforme verwerking van de inkomende facturen;
· snellere betaling;
· veiligere werking door gebruik van het platform
De verwerking van de facturen verloopt foutloos maar dit betekent niet dat de inkomende factuur zonder fouten is. Als de invoer aan de bron fout is, zal het inlezen diezelfde fouten gewoonweg overnemen. Dit ontslaat de ontvanger van de factuur dus nog steeds niet van een gedegen controle. Daar waar de overname van gegevens bij het overtikken fout kon gebeuren, verhelpt PEPPOL dit wel.
De verwerkingstijd is voor inkomende facturen is een genuanceerd verhaal. Door de uniforme werkwijze kunnen facturen sneller worden verwerkt. Ook hier een kanttekening valt te maken. De details van de factuur worden veelal niet meegenomen, louter de totalen. Uitsplitsingen van soorten kosten in de boekhouding dienen dus nog steeds door de accountant te gebeuren.
Volgend voorbeeld duidt dit. Een bedrijf leaset een aantal wagens voor haar bestuurders en/of medewerkers. Op dergelijke facturen worden verzekering, onderhoud, financieringskosten e.d.m. vermeld. Aangezien doorgaans enkel het nettobedrag, het bedrag aan BTW en het totaalbedrag in de boekhouding wordt overgenomen vanuit de PEPPOL-factuur, blijft het werk voor de accountant quasi hetzelfde. Zij moeten de factuur nog steeds uitsplitsen naar soort kost. Wel komen de facturen nu in gespreide slagorde binnen wat voor accountants een spreiding in werk betekent. Ze moeten niet meer wachten totdat de documenten binnen worden gebracht door de cliënt.
Het argument dat facturen sneller worden betaald, is een tweesnijdend zwaard. Eens een factuur naar het PEPPOL-netwerk wordt verstuurd, raakt die quasi nooit zoek. Dus de factuur kan, als deze tijdig wordt opgemaakt, sneller worden betaald. Daartegenover staat dat, indien een klant geen centen heeft, de factuur evenmin snel(ler) zal worden betaald.
Wat de veiligheid betreft, moet dit verhaal toch worden afgezwakt. Het is bijna gelijklopend met wat hiervoor werd beschreven bij de foutloze factuur. Het netwerk en systeem achter PEPPOL controleren een aantal referentiepunten zoals bvb. de aanwezigheid van verplichte informatie zoals factuurnummer, -datum, vervaldatum, BTW-tarief en het bankrekeningnummer in het BIC/IBAN-formaat en enkele wiskundige controles. Maar de toegangspoort om een bedrijf te registreren op het PEPPOL-netwerk staat wagenwijd open. U leest het goed, want een bedrijf kan zich op meerdere platformen registreren. Malafide figuren kunnen zo in naam van jouw bedrijf facturen opstellen en versturen.
Wat de ontvangst van facturen betreft, heb ikzelf alvast geen calamiteiten meer vastgesteld sinds begin 2026. In de loop van 2025 echter, heb ik bepaalde inkomende facturen niet correct ontvangen en diende ik ze manueel in te boeken. Toen kon dat nog. Binnen ditzelfde thema; verzekeraars zijn meestal nog niet aansloten op PEPPOL. Dit maakt dat je hun betalingsuitnodiging steeds op papier ontvangt. Ook niet alle overheden versturen hun facturen over het PEPPOL-netwerk. Zo zou de factuur voor de publicatie in het Staatsblad van de jaarrekening door FOD Justitie nog niet via PEPPOL worden verstuurd. Naar impact toe betekent dit dat vrij veel vennootschappen geen valide factuur krijgen van de overheid. Wel wat vervelend als de overheid haar eigen regels niet volgt, nietwaar.
Pro memorie: de betaling gebeurt bij de neerlegging van de jaarrekening. Dreigen om niet te betalen is dus geen optie. Zorg voor voldoende argumentatie als je deze factuur op papier ontvangt. Je kan je enigszins “indekken” door de papieren factuur of de loutere PDF op mail te protesteren en vragen om een PEPPOL-factuur.
Conclusies en enkele handgrepen
1 - Trust but verify; vertrouwen is goed maar controle is beter. Controleer dus steeds je inkomende facturen zoals je dit op papier deed. Elektronisch betekent immers niet foutloos.
2 - De “overall” gegevens van inkomende facturen zullen correct zijn. Maar de accountant is niet volledig van de verwerking af. De uitsplitsing van de detailbedragen dient nog steeds te gebeuren.
3 - De ontvangsten vanuit je uitgaande facturen moet blijvend worden opgevolgd. Toegegeven, als je via PEPPOL verstuurt en de ontvanger is eveneens PEPPOL-plichtig, zal de factuur niet snel verloren gaan.
4 - Het is een gemiste kans dat de overheid niet als één van de trekkers is in het gebruik van PEPPOL. Zij hadden het voortouw kunnen nemen. Daardoor had de overheid ook zij die nog niet verplicht zijn de overstap te maken, een prikkel kunnen geven om de overstap te maken.
5 - Tevens is het jammer dat niet alle ondernemingen verplicht werden om PEPPOL te versturen. Denken we hierbij maar aan het voorbeeld van de verzekeraars die hun betalingsuitnodiging nog op papier mogen versturen. Dit maakt dat BTW-plichtige ondernemers meerdere kanalen in het oog moeten houden v.w.b. inkomende facturen. Enige clementie: vroeger kon je facturen ontvangen op mail (pdf) of in je brievenbus (op papier).
6 - Tot slot kwaadwilligen kunnen facturen versturen in naam van jouw bedrijf. Hiertegen kan je zelf weinig doen omdat dit een inherent tekort is aan de registratieprocedure bij de aanbieders van PEPPOL. Er zijn providers (de zgn. Access Points) die de toegang al afschermen door enkel gemandateerden via ItsMe te laten registeren. Oppassen blijft dus de boodschap zoals hierboven in punt 1 aangegeven.
Kortom, het is niet allemaal kommer en kwel. Er is zeker nog ruimte voor verbetering. En, opletten blijft de boodschap.
Wil je meer lezen en je onderneming boosten ? Vervoeg dan onze nieuwsbrief.